La comptabilité dans les petites et moyennes entreprises prend du temps. Elle est souvent internalisée. Cela signifie que la totalité des insertions et vérifications sont réalisées par des employés de votre entreprise. Elle est parfois entièrement externalisée. Dans ce cas, l’entreprise travaille avec un cabinet comptable qui s’occupe de tout ! La comptabilité est généralement semi-externalisée. Cela veut dire, par exemple, qu’une partie des tâches est réalisée en interne tandis que les vérifications et déclarations sont réalisées par un cabinet comptable.
Il est possible d’internaliser entièrement ses tâches en employant un comptable ou un assistant comptable qui s’occupe d’insérer les entrées et les sorties comptables. Cependant, l’insertion manuelle de toutes les factures prend énormément de temps.
Dans les trois cas cités précédemment, il est possible de gagner beaucoup de temps en automatisant la plupart des tâches !
En quoi consiste l’automatisation de ces taches comptables ?
Peu importe l’activité d’une entreprise, elle doit avoir une comptabilité carrée ! Les automatisations vont utiliser des logiciels et technologies pour automatiser toutes les taches répétitives quotidiennes, hebdomadaires voire mensuelles. Ainsi, il est possible de drastiquement simplifier la création des entrées financières et des factures provenant de sites e-commerce comme WooCommerce ou Shopify, la gestion des commandes et des factures fournisseur, les relances automatiques pour toutes les factures impayées ou encore le téléchargement de documents.
Pourquoi automatiser ?
Tout d’abord, les automatisations limitent les erreurs puisqu’aucune donnée n’est insérée à la main. À partir de connexions entre vos différents systèmes (site Internet, ERP, GPAO, CRM, etc.), les données sont normalisées et transitent sans erreur.
Deuxièmement, tout processus automatisé dégage beaucoup de temps aux personnes impliquées dans ces tâches. Elles n’ont plus besoin de taper manuellement chaque ligne. Il leur suffit de vérifier que l’insertion s’est bien déroulée. Par exemple, la création d’une facture client lorsqu’elle est éditée manuellement dans un logiciel comptable demande entre 3 et 10 minutes. Il faut dire qu’entre la récupération des informations du client, la création de son compte client, l’édition de la facture relative à sa commande et enfin la validation du paiement, il faut compter entre 10 et 15 minutes. Avec un processus d’automatisation, cette tâche se fait en quelques secondes sans aucune intervention humaine ! Ce temps peut dès lors être consacré à des tâches plus importantes !
Enfin, l’automatisation est souvent un gage de qualité pour des tâches récurrentes souvent exécutées rapidement par manque de temps et d’intérêt. Avec l’automatisation, on augmente la satisfaction client qui reçoit son numéro de suivi dès qu’il est édité, on améliore les relations entre les équipes ou encore, on simplifie la traçabilité des processus.
Quels processus devriez-vous automatiser ?
Il y a une multitude d’éléments qui sont automatisables ! Tout dépend des actions menées quotidiennement par les équipes d’une entreprise.
Gestion de la facturation client
L’automatisation de la facturation client permet de :
- Importer des factures provenant de systèmes tiers comme des sites e-commerce (Shopify, Prestashop ou WooCommerce)
- Envoyer des factures par email au client
Gestion des commandes et livraison
L’automatisation des commandes consiste à :
- Insérer toutes les commandes reçues et éditer le bon de commande
- Vérifier l’état du paiement d’une commande
- Générer le bon de livraison
- Éditer tous les bons de livraison et bordereaux d’envoi, puis signaler leurs créations à l’équipe en charge des expéditions.
- Vérifier la bonne réception de la commande par le client pour notifier le système.
Gestion des commandes et de la facturation fournisseur
L’automatisation des commandes et des factures fournisseur permet de :
- Identifier, classer et créer les factures envoyées par email par les fournisseurs.
- Préparer les commandes fournisseur lorsqu’un stock est trop bas.
- Envoyer les commandes aux fournisseurs.
- Analyser le contenu de chaque facture pour créer une sortie dans le logiciel comptable.
- Préparer et valider les paiements.
Gestion des produits et de leurs stocks
- Gérer les mouvements de stock des produits selon les commandes et les éventuels retours client dans le système comptable et les autres systèmes (site e-commerce).
- Créer les commandes fournisseur lorsque le stock d’un produit est inférieur à un certain seuil.
- Insérer les nouveaux prix des produits fournisseurs et client dans le logiciel comptable, puis les mettre à jour sur votre site e-commerce.
- Éditer un catalogue de prix automatisé pour vos commerciaux ou clients.
Envois de notifications aux équipes, clients et fournisseurs
- Selon vos processus d’envoi, il est possible d’envoyer des notifications automatiques aux clients et à vos équipes.
Comment procéder pour automatiser ces processus ?
Il est indispensable d’identifier la liste des tâches pouvant être automatisée. Pour y arriver, une analyse du fonctionnement de votre entreprise doit être faite. Il faut établir une liste des processus répétitifs réalisés par les employés. Ils doivent être chronophages et réguliers. Cette petite réflexion doit être réalisée en interne en échangeant avec les personnes concernées. Vous risquez d’être fortement surpris par la quantité de tâches pouvant être automatisées !
Quels logiciels comptables peuvent être automatisés ?
La plupart des logiciels comptables, appelés aussi des ERP, disposent d’une API. Elle permet la communication informatique entre différents systèmes. Ainsi, il est possible de relier les données d’un site e-commerce et d’un ERP. Parmi les logiciels les plus connus, on retrouve Qonto, Microsoft Dynamics, Dolibarr, Odoo ou encore SAP.
