La réactivité, l’utilisation des données acquises en entreprise, et la personnalisation des messages sont des leviers financiers pour toute entreprise. L’emailing conserve une place de choix, pour ne pas dire de roi, dans une stratégie marketing. Il est le support de communication direct entre une entreprise et ses clients. Chaque email est directement adressé au client, qui le lit sans qu’aucun algorithme ne puisse en décider autrement. Le problème de l’emailing est qu’il devient vite une tâche chronophage et récurrente ! L’automatisation de ces processus est l’une des clés pour gagner en efficacité, assurer une régularité d’envoi, et donc de contact avec les clients. Quels aspects de la production des emailings et des newsletters peuvent être automatisés ?
Automatiser l’acquisition et l’insertion des emails
Si l’acquisition et l’insertion des emails n’existent pas dans votre entreprise, vous accusez déjà un sérieux retard. Votre système doit être capable d’identifier, de qualifier, de mettre à jour et d’insérer toutes les adresses email acquises légalement par votre entreprise. Il doit aussi pouvoir segmenter les contacts en fonction de critères particuliers.
Du formulaire d’inscription à la newsletter accessible sur votre site Internet, au système de facturation, en passant par les prospects acquis sur Internet ou par vos commerciaux, chaque adresse a une valeur financière potentielle pour votre entreprise.
Toute cette partie peut être en partie automatisée. Il est, par exemple, possible de réaliser des insertions dans le CRM et le système emailing, et de connecter tous vos systèmes de données et d’autoriser les mises à jour de fiche client.
L’automatisation autorise aussi la qualification des données client. Elle consiste à collecter, vérifier, structurer et enrichir les informations sur les clients et les prospects pour garantir une qualité et pertinence des données.
Automatiser la sélection du contenu à insérer dans une newsletter informative
C’est parfois la tâche la plus pénible pour le service marketing. Selon les activités de votre entreprise et ses actualités, il est compliqué de trouver des thématiques à aborder dans une newsletter. Une petite entreprise n’a pas toujours du contenu à foison à partager à ses clients. Pourtant, si vous ne disposez pas de contenu régulier, il est facile de trouver des axes pour générer du contenu dans une newsletter.
Les activités de votre entreprise
Les informations internes publiques
C’est évidemment le principal point que vous insérez dans une newsletter ! Elle doit mettre en avant les activités de l’entreprise à travers des articles d’actualités, des articles de blog, des articles de presse, des vidéos, etc. Tout contenu qui est produit en interne peut être décliné en un support de communication, qui est ensuite inséré dans une newsletter.
Les informations externes
Les contenus qui abordent les activités de votre entreprise, mais qui sont produits par des acteurs externes, peuvent aussi être utilisés. Il n’est pas négatif de partager l’article de presse du journal local, ou l’interview réalisée avec un YouTubeur, ou le partenariat qui vous lie à un nouveau fournisseur, même si l’information est postée en dehors de vos réseaux. Tant que l’information est bonne et positive, vous pouvez l’utiliser et la communiquer !
Identifier et lister chaque réseau et source
Ainsi, il est important d’identifier les sources potentielles de contenu internet et externe à l’entreprise. Ne négligez pas les services de votre entreprise. Un commercial peut avoir des axes d’information intéressants ! Restez en contact de chaque acteur pour identifier de nouveaux axes potentiels de contenu.
Répertoriez ces sources ! Grâce à l’automatisation, elles peuvent inclues à l’aide de flux RSS, ou scrappées à l’aide de scripts. Il est facile ensuite d’identifier une thématique mensuelle, ou hebdomadaire, pour votre newsletter. Vous n’aurez qu’à piocher dans ce listing pour la créer.
Devenir un leader sur les informations de votre industrie
Si votre entreprise n’a pas pignon sur rue, qu’elle n’a pas le temps de produire du contenu régulier, vous pouvez l’imposer comme un leader de partage des informations relatives à son industrie. Par exemple, un garagiste ne produit pas de contenu. La majorité d’entre eux n’ont même pas de réseaux sociaux. Pour autant, il est possible d’utiliser le contenu des grandes marques de voiture, ou de tout autre acteur majeur du secteur, pour créer une newsletter informative. On ne parle pas de faire la promotion de votre concurrent direct, mais d’utiliser les actualités de fournisseurs pour vous positionner sur le marché.
Le lecteur n’est pas redirigé vers votre site Internet, car l’information ne se trouve pas celui-ci. Par contre, il reçoit chaque mois une newsletter au contenu attrayant dont l’identité visuelle est celle de votre entreprise. Profitez de la newsletter pour insérer un lien de réservation d’un rendez-vous, ou un lien pour appeler directement sur votre téléphone.
Dans ce cas, la newsletter est un prétexte d’approche auprès de votre base clients. Elle sert à rappeler que vous êtes toujours actif, et que vous êtes un leader du secteur. Si dans quelques mois, le client a besoin de vos services, il se rappellera instantanément de votre entreprise.
Automatiser la préparation de la newsletter
Après avoir identifié une thématique pour votre newsletter, l’automatisation se charge de mettre en forme la newsletter. Elle peut utiliser les LLMs, ou Grands Modèles de Langage (Large Language Models), comme ChatGPT ou Mistral AI, pour rédiger le contenu et les accroches de la newsletter. Une vérification humaine est cependant nécessaire pour s’assurer de la véracité des informations écrites. Après validation, la planification de l’envoi est réalisée.
Automatiser l’analyse de la newsletter
Envoyez des newsletters, c’est une bonne chose, être capable d’en tirer des conclusions est une autre étape. En analysant les retours de chaque envoi, vous allez progresser dans votre approche marketing. On va observer les taux de retours, le nombre d’ouverture et de clics, le nombre d’identifications en spam, les emails inactifs, les emails non-fonctionnels, etc.
Pour chaque élément, on peut implémenter des automatisations. Par exemple, si un envoi revient en erreur au bout de 3 fois, c’est certainement que l’adresse email est inactive. Il n’est donc pas nécessaire de continuer à spammer une adresse qui ne fonctionne plus.
Quels outils utiliser pour automatiser sa newsletter ?
Il existe de nombreux outils qui sont utilisés en fonction des actions et des tâches. Tout le monde connaît les grands acteurs de l’emailing Mailjet, Brevo, Mautic ou MailChimp. Ils permettent d’envoyer des newsletter, de segmenter des base de données de contact et de créer des scénarios se déclenchant selon le comportement des contacts (achat, inscription sur un site, etc.) Ainsi, vous pouvez envoyer des messages personnalisés au moment opportun : panier abandonné, email de bienvenue, coupon de réduction, offres ciblées et bien d’autres. Ces outils sont le B-A-B-A en emailing.
Ensuite, pour d’autres parties mentionnées précédemment, tout dépend de la tâche à réaliser :
- Listing de sources d’informations : Notion, AirTable, ou GoogleSheet par exemple
- Automatisation de processus et interconnectabilité de systèmes : Make (Intergromat), n8n ou Zapier
- Qualification des contacts : ZoomInfo, LinkedIn, Apollo, ou Clearbit (acquis par HubSpot)
Pourquoi automatiser la production de sa newsletter ?
Les raisons d’automatiser la production de sa ou ses newsletters sont nombreuses. C’est, tout d’abord, une tâche chronophage qui demande beaucoup de temps aux équipes communication et marketing. Identifier le bon contenu, rédiger, sélectionner les bonnes images, tenir compte de la saisonnalité, etc. impliquent des heures de travail. Tout ne peut pas être automatisé, mais une grosse partie de ses nombreuses tâches peut être simplifiée. Avec un peu d’automatisation, la productivité de vos équipes communication et marketing sera décuplée.
C’est aussi un moyen de rester actif auprès de votre base de contacts. Parfois, le temps manque, et la préparation de la newsletter, n’est pas prioritaire. Si la quantité de travail à produire est réduite, la newsletter sera envoyée dans les temps à chaque fois ! De plus, une base de contacts qui n’est pas sollicitée régulièrement perd en efficacité. Il est important d’envoyer des emails réguliers pour ne pas être oublié par votre audience, pour rester admissible par les principales boîtes email et éviter les spams.
Si vous êtes une entreprise disposant d’un plus gros volume de contacts, et de contenus, vous pouvez personnaliser le contenu des newsletters en fonction de segmentations particulières. Reprenons notre exemple du garagiste, il est possible d’envoyer uniquement les informations Renault aux détendeurs d’un véhicule Renault. Un lecteur qui lit régulièrement les actualités d’un site autour des technologies a une préférence pour cette branche. Vous pouvez lui offrir un contenu personnalisé efficace à chaque envoi !
Ces idées d’automatisation concernent une newsletter informative, mais il ne faut pas se limiter à ce type d’envoi. Tout email récurrent adressé à des contacts peut être automatisé selon un processus strict. Voici quelques autres idées d’automatisation à mettre en place : la fidélisation de vos clients, la relance des impayés, un programme de fidélité, l’obtention de retours sur des produits, la validation des paniers abandonnés, la relance de contacts inactifs, les emails d’on-boarding, les suivis de livraison, les liaisons entre CRM, ERP et toute autre plateforme de contacts, et tellement d’autres possibilités.
L’automatisation des campagnes emailing et de la production des newsletters informatives est une nécessité pour toute entreprise souhaitant optimiser ses ressources, et renforcer sa visibilité. Chaque étape nécessaire à l’acquisition, l’insertion, la mise à jour des données clients, et à la production du contenu, peut bénéficier d’automatisations capables de simplifier les processus, d’offrir un gain de temps considérable aux équipes, et d’améliorer les résultats. Une automatisation doit aider les équipes dans leur travail quotidien, mais pas à les remplacer.
